Основные правила совершения нотариальных действий — это законодательно установленные требования, которыми должны руководствоваться нотариусы при осуществлении своей профессиональной деятельности.
Основные правила совершения нотариальных действий содержатся в Главе IX Основ законодательства о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в ред. от 29.09.2022).
Место совершения нотариальных действий (ст. 40 Основ) — по общему правилу, нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом, за исключением случаев, указанных в законодательстве (например, нотариус не может осуществлять нотариальные действия в отношении себя самого и своих близких (ст. 47 Основ), ограничения также касаются дел, связанных с местом открытия наследства и др.)
К основным правилам совершения нотариальных действий относятся:
1. Обязательность установления личности лица, обратившегося за совершением нотариальных действий (ст. 42 Основ).
Личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица устанавливается посредством паспорта и иных документов, исключающих сомнения относительно личности этого лица.
При этом, нотариус вправе:
- использовать соответствующие государственные информационные ресурсы, доступ к которым осуществляется органами внутренних дел РФ;
- использовать специальные технические и программно-технические средства, позволяющие удостовериться в подлинности представленных гражданином документов;
- при наличии сомнений относительно личности обратившегося лица устанавливать личность такого лица посредством единой информационной системы персональных данных (биометрическая система).
Если гражданин, его представитель или представитель юридического лица обращается за совершением нотариальных действий удаленно, то нотариус устанавливает личность такого лица посредством:
- использования усиленной квалифицированной электронной подписи обратившегося лица;
- использования системы идентификации и аутентификации и единой биометрической системы.
Согласие обратившегося лица для установления его личности при помощи единой биометрической системы не требуется.
Нотариус также вправе использовать средства видеофиксации при установлении личности, обратившегося за совершением нотариальных действий.
2. Проверка дееспособности граждан, правоспособности юридических лиц, наличия волеизъявления заявителей, а также полномочий представителей (ст. 43 Основ).
При удостоверении сделок нотариус выясняет дееспособность гражданина и проверяет правоспособность юридических лиц, которые участвуют в сделке.
Это правило не распространяется на оказание услуг нотариуса удаленно и при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме.
4. Количество экземпляров нотариально удостоверяемых документов (ст. 44.1 Основ).
Нотариально удостоверенные договоры выдаются по количеству участников, односторонние договоры и свидетельства — в одном экземпляре. Один экземпляр любого нотариально удостоверенного документа остается на хранение в нотариальной конторе.
5. Совершение нотариальных действий в электронной форме (ст. 44.2 Основ).
По просьбе обратившегося лица нотариус может совершить нотариальное действие путем составления документа в электронной форме. В этом случае оно подписывается обратившимся лицом в присутствии нотариуса простой электронной подписью, а нотариус заверяет документ квалифицированной электронной подписью.
6. Совершение нотариальных действий удаленно (ст. 44.3 Основ).
Отдельные нотариальные действия нотариус может совершать удаленно (без личной явки к нотариусу заинтересованных лиц), при этом, по просьбе этих лиц отдельно может выдаваться нотариально оформленный документ об этих действиях, выполненный на бумажном носителе.
7. Требования к документам, предоставляемых для совершения к нотариального действия (ст. 45 Основ).
Документы, которые предоставляются нотариусам для совершения нотариальных действий, должны отвечать определенным требованиям:
- не иметь следов подчисток, исправлений, зачеркнутых слов и других неоговоренных исправлений;
- не должны быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей;
- должны быть легко читаемы;
- если документ состоит из нескольких листов, то он должен иметь скрепление.
Если вышеизложенные требования к документам не соблюдаются — нотариус отказывает в совершении нотариального действия. Если исправления или иные недостатки в документе являются несущественными, то нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия.
Нотариусы также принимают электронные документы, которые должны отвечать установленным в законодательстве требованиям.
8. Требования к нотариально оформляемому документу (ст. 45.1 Основ).
К документам, удостоверенным нотариусами, предъявляются следующие требования:
- свидетельство, удостоверяемая сделка, протокол и др. документы, выполненные на бумажном носителе, а также удостоверительная надпись, исполнительная надпись должны быть:
- изготовлены с помощью технических средств или написаны от руки;
- легко читаемыми;
- не допустимо использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей,
- не иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений
- в документе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса.
- удостоверяемая сделка (включая доверенность), свидетельство, протест векселя, исполнительная надпись, документ, обеспечивающий доказательства, документ, время предъявления которого удостоверено нотариусом, выполненные на бумажном носителе, в целях обеспечения проверки его достоверности должен иметь машиночитаемую маркировку (ст. 5.1. Основ).
К тексту нотариально оформленного документа предъявляются требования:
- если в нем содержатся суммы и сроки, то они хотя бы раз должны быть обозначены словами;
- в отношении юридического лица должны быть указаны его полное наименование, адрес, место нахождения и (при наличии) регистрационный номер;
- в отношении гражданина — фамилия, имя, и (при наличии) отчество полностью, и (при наличии) место жительства;
- иные требования, если это установлено нормативно-правовыми актами.
Технические или арифметические ошибки в нотариально оформляемых документах исправляются нотариусом по согласию лиц или по решению суда.
9. Совершение удостоверительных надписей и выдача свидетельств (ст. 46 Основ).
Удостоверительные надписи нотариусов совершаются при:
- удостоверении сделок;
- свидетельствовании верности копий документов и выписок из них;
- подлинности подписи на документах;
- верности перевода документов с одного языка на другой;
- при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах.
Свидетельства нотариально оформленные выдаются:
- в подтверждение права наследования,
- в подтверждение права собственности,
- удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте,
- тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии,
- принятия на хранение документов.
10. Регистрация нотариальных действий.
Нотариус обязан все нотариальные действия регистрировать в реестре. И по просьбе определенных лиц выдавать выписки из данного реестра.
Ограничения права совершения нотариальных действий (ст. 47 Основ):
- нотариус не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков);
- если нотариальное действие должно быть совершено в определенной нотариальной конторе, место его совершения которого определяется в порядке, устанавливаемом федеральным органом юстиции, то его не вправе совершать другие нотариусы.
Отложение нотариальных действий (ст. 41 Основ):
- при необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;
- в случае направления документов на экспертизу;
- если в соответствии с законом необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения этих действий.
Срок отложения совершения нотариального действия, по общему правилу, не может превышать одного месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия.
Отказ в совершении нотариального действия (ст. 48 Основ):
- оно противоречит закону;
- подлежит совершению другим нотариусом;
- за его совершением обратилось недееспособное лицо или представитель, не имеющих таких полномочий;
- сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;
- сделка не соответствует требованиям закона.
- документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства;
- факты, изложенные в документах, представленных для совершения нотариального действия, не подтверждены в установленном законодательством РФ порядке, если такое подтверждение обязательно;
- у нотариуса отсутствует возможность обеспечения сохранности движимых вещей, передаваемых нотариусу на депонирование (ст. 88.1 основ);
- отсутствует технологическая возможность преобразования электронного документа посредством изменения его формата;
- не устранены причины, послужившие основанием для отложения совершения нотариального действия удаленно.
Об отказе в совершении нотариального действия нотариус в 10-дневный срок выносит соответствующее постановление (по просьбе лица и при совершении нотариальных действий удаленно — в срок 5 дней).
Такой отказ можно обжаловать в судебном порядке (ст. 49 Основ).
Дубликаты нотариально удостоверенных документов выдаются в случае их утраты (ст. 52 Основ):
- в отношении нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи, или нотариального свидетельства, лицу, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, на основании экземпляра, хранящегося в нотариальной конторе;
- в отношении нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя — любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания;
- в отношении договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, — лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующие здание, строение.